如何平衡权限与轻松访问内容?

2019-07-16 08:0954

了解麒麟的权限系统后,这更多的是关于其他人如何平衡瀑布系统与轻松访问文档的问题。

我们当前的系统是,与客户端相关的各种文件都保存在不同的文件夹中-基本上,我们的客户列表是跨多个文件夹复制的:合同的“合法”;“销售”表示建议书;“客户工作”表示实际交付内容等

这一切都有点混乱,感觉效率不是很高,这就是为什么我正在考虑重新工作我们的麒麟结构,将我们与特定客户相关的所有文档放在一个文件夹中的想法。因此,我们最终会得到这样的结构:

客户端名称NDAMaster服务协议项目1Scope of WorkDeliverablesInvoicesContractsProject 2Scope of WorkDeliverablesInvoicesContracts

每个人都会知道所有东西都放在哪里,感觉这是一种更有效的存储信息的方式。

我这样做的顾虑是我不是特别想要初级员工(谁会贡献。事物的可交付方面(例如)有权获得合同或发票。不是针对他们个人,只是经验告诉我,如果某人不需要访问敏感文档,那么最好不要允许访问。

现在我对瀑布设置的理解是,在上面的文件夹结构中,我不能授予某人访问客户端文件夹的权限,但随后限制他们对Invoding and Contracts文件夹的访问权限。

是正确的吗?


如果是这样,我是否只需要接受如果我们要管理对敏感文档的访问,就必须将客户端文档拆分到多个文件夹中?如果是这样,我只是好奇其他人是如何做到这一点的,以尝试在将所有东西保存在一个地方的效率与限制访问更敏感信息的安全性之间取得平衡。

提前非常感谢!

最新评论
  • wangge888
    wangge8882019-07-16 09:02

    您可以。仅(例如)授予经理对三个顶级文件夹(NDA、客户服务协议、项目)的访问权限。他们的许可会一落千丈。然后将适当的项目经理添加到各个项目文件夹中;他们的权限将下降到其项目中的文件夹。最后,将团队成员添加到项目中他们需要访问的适当文件夹中。你只给予需要知道的访问权限的感觉是正确的。麒麟可以做到这一点;尽管它将成为您或管理文件夹结构的人的更多管理工作。只是一些需要习惯的东西。

    关于文件夹名称需要注意的一件事。假设您让项目团队成员Bob成为两个项目下的“Deliverables”文件夹的合作者。Bob将在他的文件夹列表中看到两个文件夹,都命名为“Deliverables”。如果Bob不是上述文件夹中的协作者,则这些文件夹将没有任何上下文;如果Bob没有访问其他文件夹的权限,麒麟不会显示breadcrumbs或任何其他引用。您可能需要为文件夹指定更具体的名称(项目1交付物,项目2交付物等)

    -Kurt Baker

    宾夕法尼亚州立大学

  • pengyundi
    pengyundi2019-07-16 08:50

    但您不能同时授予对您希望员工有权访问的特定文件夹的访问权限,即:交付项

  • 笨笨
    笨笨2019-07-16 08:29

    嘿,

    是的,很多瀑布风格需要习惯。

    对于您的特定用例,您可以授予对子目录的访问权限,而不授予对它们上面的目录的访问权限。

    例如,如果您要向初级成员授予对文件夹“Project 1”的访问权限,他们将无权访问上面的任何内容(项目,客户名称)。如果项目1中有一些他们应该有权访问的内容,而有些则不应该,那么您可能必须将这些信息收集到单个文件夹中,然后专门共享该文件夹。